Rechnungen per E-Mail versenden?

Nur mit elektronischer Signatur!

Durch die qualifizierte elektronische Signatur erhalten Ihre Geschäftsdokumente Rechtsgültigkeit. Solche Signaturen sind insbesondere für den Vorsteuerabzug bei Unternehmen seit 2001 vom Gesetzgeber vorgeschrieben - unsignierte elektronische Rechnungen sind weder für den Rechnungsempfänger gültig, noch kommt ein rechnungsstellendes Unternehmen ohne entsprechende Signatur seinen Verpflichtungen zur ordentlichen Rechnungsstellung nach und läuft Gefahr von einem Mitbewerber kostenpflichtig abgemahnt zu werden.

Die elektronische Signatur selbst ist - vereinfacht gesagt - eine mathematisch berechnete 'Quersumme', die jederzeit den Inhalt sowie den Unterzeichner eines Dokumentes verifizierbar macht. Unsere gesetzeskonforme (SigG, SigV u. UStG) Software zur Signaturerstellung ist nicht nur in der Lage unsignierte PDF-Dokumente in Ihrem bestehenden Workflow zu signieren, sondern bietet auch die Möglichkeit zur einfachen Umstellung Ihrer Ausgangsdokumente von Papier auf elektronische PDF-Dateien.

Die elektronische Signatur selbst ist - vereinfacht gesagt - eine mathematisch berechnete 'Quersumme', die jederzeit den Inhalt sowie den Unterzeichner eines Dokumentes verifizierbar macht. Unsere gesetzeskonforme (SigG, SigV u. UStG) Software zur Signaturerstellung ist nicht nur in der Lage unsignierte PDF-Dokumente in Ihrem bestehenden Workflow zu signieren, sondern bietet auch die Möglichkeit zur einfachen Umstellung Ihrer Ausgangsdokumente von Papier auf elektronische PDF-Dateien.

Wie dies möglich ist, zeigt Ihnen dieser kurze Prozessablauf am Beispiel von Rechnungen:

Prozessablauf:

1. Rechnungen werden wie gewohnt mit der Fakturierungsanwendung erstellt.
2. Statt sie auf einem physikalischen Drucker zu drucken, werden die Dokumente an den virtuellen Signatur-Drucker gesendet. Dieser 'Unterschied' ist für Anwendungen unter Microsoft® Windows® transparent. Alternativ kann die Signatursoftware auch per EMail angesprochen werden.
3. Die Signatursoftware ermittelt automatisch den eMail-Empfänger aus der Rechnung, erstellt ein Adobe® PDF Dokument und signiert dieses Dokument mit einer qualifizierten, elektronischen Signatur. Hierzu wird ein entsprechendes Zertifikat und ein Kartenleser benutzt.
4. Das signierte PDF-Dokument wird an eine automatisch generierte eMail angehängt und an die eMail-Adresse des Empfängers versendet. Gleichzeitig kann auf Wunsch eine lokale Kopie der signierten Rechnung im PDF-Format gespeichert werden.

Ihr bisheriger Drucker wird dann nur noch in Ausnahmefällen benutzt, wenn die Signatursoftware nicht in der Lage sein sollte den korrekten Empfänger der Rechnung zu ermitteln. Solche Dokumente werden automatisch erkannt und entsprechend an den physikalischen Drucker gesandt, protokolliert und auf Papier ausgedruckt. Selbstverständlich ohne Kosten in der Anwendung zu produzieren.

Alternativ ist die Signatursoftware in der Lage, als SMTP-Relay in Ihrem Netzwerk zu fungieren, um bisher unsignierte PDF-Rechnungen aus Ihrem Fakturierungsprozess gesetzeskonform zu signieren und anschließend an den Empfänger weiterzuleiten.

Im Vergleich zu Mitbewerberprodukten ist unsere Signatursoftware benutzerfreundlich, kostengünstig und in der Lage, ohne wesentliche Änderungen in einen bestehenden Fakturierungsablauf eingebunden zu werden! Ein kurzfristiges ROI (Return of Investment) wird damit sichergestellt und gilt gleichermaßen für Umgebungen, in denen nur wenige oder, dank hoher Skalierbarkeit, hunderttausend Signaturen pro Tag erstellt werden sollen.

Beispielhafte Kostenersparnis:

• Zu den bisherigen Material- und Arbeitskosten je Papierbrief gehören:
• - Kosten für eine Seite Papier mit einem preiswerten Farblaserdrucker inkl. Tonerverbrauch.
• - Arbeitskostenanteil einer Bürokraft je Brief bei 150 Briefen je Stunde.
• - Abschreibungsanteil einer durchschnittlichen Frankiermaschine inkl. Rüstkostenanteil.
  (Kosten bei manuellem Frankieren durch Bürokraft ca. 4 Cent pro Brief höher!)
• - Kosten der Arbeitszeit für das Anliefern bei der Post zzgl. Firmenwagen-Abschreibung und
  km-Geld (5km).
• - Porto pro Brief

Material- und Arbeitskosten exkl. Porto belaufen sich auf ca. 0,80€ pro Papierbrief. Dies kann je nach Menge und Art der Rechnungslegung (täglich oder einmal pro Monat) variieren. Zzgl. 0,55€ Briefporto ergeben bisher ca. 1,35€ durchschnittliche Gesamtkosten pro einseitigem Brief.

Kostenvergleich für 250 Dokumente pro Monat

Ersparnis ~ 1836,00 € pro Monat!